Facture électronique pour chauffagistes : pompes à chaleur et entretien
Un chauffagiste vend un gros chantier une fois, puis facture l’entretien pendant des années. La facture électronique touche surtout ces factures qui reviennent, à un commerce ou à un bailleur professionnel, et laisse le particulier comme avant. Voici ce que cela change pour une pompe à chaleur, un contrat d’entretien et un échéancier d’acomptes.
Par Augustin Flament, fondateur de JeanBat · Mis à jour le
En bref
- Un contrat d’entretien pour un commerce produit, chaque année, une facture électronique à une entreprise.
- L’échéancier d’acomptes d’une pompe à chaleur se compose de factures, chacune avec son numéro, et chacune électronique si le client est professionnel.
- Pour une maison de particulier, la facture reste un PDF, avec son résumé transmis à l’administration par la plateforme agréée.
Le contrat d’entretien : une facture qui revient
Le restaurant Demo Brasserie a une chaudière de 120 kW et un contrat d’entretien annuel à 640,00 € HT, soit 768,00 € TTC. Chaque année, vous refaites la même facture à l’identique, avec le SIREN du restaurant. À partir de septembre 2027, cette facture part comme une facture électronique, par votre plateforme agréée. Quand le restaurant a payé, vous le notez, et le statut suit.
Le même contrat chez un particulier reste une facture remise comme avant. Si votre carnet d’entretiens est surtout fait de maisons, la réforme se joue pour vous dans l’e-reporting : votre plateforme transmet un résumé de ces ventes.
L’échéancier d’une pompe à chaleur
Un hôtel remplace sa production d’eau chaude par une pompe à chaleur : 18 000,00 € HT. L’échéancier prévoit 30 % à la signature, 40 % à la livraison du matériel et le solde à la mise en service. Chaque étape est une facture, avec son numéro. Entre entreprises, chacune est électronique, et la facture finale rappelle le numéro des acomptes déduits.
Un détail : la facture de livraison du matériel peut porter une adresse de livraison différente de celle du siège. C’est une des nouvelles mentions des factures entre entreprises. Pour un hôtel qui a plusieurs sites, elle évite que la facture soit rattachée au mauvais établissement.
Les travaux à taux réduit, eux, concernent des logements. Un hôtel ou un bureau est facturé à 20 %, ce que la page logiciel de devis pour chauffagistes détaille.
Les aides de l’État ne changent pas la facture
Pour un particulier qui bénéficie d’une aide à la rénovation, le devis et la facture portent vos qualifications et les mentions que vous connaissez déjà. La facture électronique ne les remplace pas : elle ne concerne que les factures entre entreprises. Le circuit d’une aide et celui de votre plateforme sont deux choses séparées.
Les factures du négoce et du fabricant
Depuis le 1er septembre 2026, votre négoce de chauffage ou votre fabricant peut vous envoyer ses factures par une plateforme agréée. Une facture de pompe à chaleur de 9 000 € de matériel arrive alors sous forme de fichier, avec ses lignes, ses taux et le chantier concerné. Vous rapprochez le prix d’achat du prix de vente du devis, ce qui donne la marge exacte de la pompe à chaleur de l’hôtel.
Beaucoup de fournisseurs de matériel de chauffage sont des grandes entreprises : elles émettent en électronique depuis le 1er septembre 2026. C’est donc pour un chauffagiste que la réception arrive le plus vite, bien avant l’émission de 2027.
Un acompte de pompe à chaleur, de bout en bout
Reprenons l’hôtel et son échéancier. Le premier acompte, 5 400,00 € HT, part à la signature avec le SIREN de l’hôtel. Si l’hôtel conteste le montant, il peut refuser la facture reçue, et vous la remplacez. Quand le virement arrive, vous enregistrez le paiement et le statut suit.
À la mise en service, la facture finale rappelle les numéros des trois acomptes et ne demande que le solde. Elle suit le même chemin, jusqu’au statut « payée ».
Les attestations et les justificatifs du chantier
Une installation de chauffage laisse des pièces : l’attestation d’entretien, le procès-verbal de mise en service, les fiches techniques de la pompe à chaleur. Elles ne partent pas avec la facture électronique, qui ne contient que la facture. Vous les gardez dans le dossier du chantier, avec les photos de la chaufferie avant les travaux, pour répondre à une question de l’hôtel un an plus tard.
La liste à suivre jusqu’au 1er septembre 2027
| Quand | Ce que fait un chauffagiste |
|---|---|
| Depuis le 1er sept. 2026 | Une plateforme agréée est choisie pour recevoir les factures du négoce et du fabricant. |
| Janvier 2027 | Les contrats d’entretien d’entreprises sont listés, avec leur SIREN et leur date de facturation. |
| Mars 2027 | Les échéanciers d’acomptes en cours sont relus : un numéro par étape, déduit sur la facture finale. |
| Juin 2027 | Une facture d’essai part à une entreprise cliente, jusqu’à son statut « payée ». |
| Août 2027 | Les factures d’entretien de septembre sont préparées au nouveau format. |
| 1er septembre 2027 | Toute facture à une entreprise assujettie part au format électronique. |
Les deux dates du 1er septembre sont celles de la loi. Les autres sont un rythme de préparation proposé.
Ce que fait JeanBat pour un chauffagiste
- L’échéancier d’une pompe à chaleur suit le circuit des factures, chaque acompte avec son numéro et sa déduction sur la facture finale.
- La facture d’un client professionnel part par la plateforme agréée, avec son SIREN et la nature de l’opération.
- Le statut de chaque facture se suit : déposée, reçue, payée.
- Les ventes aux particuliers sont transmises par la plateforme agréée.
- Les factures de votre négoce arrivent dans JeanBat.
Les prix sont sur les formules Solo, Équipe et Entreprise, plateforme agréée comprise.
Autres métiers. Une pompe à chaleur se raccorde avec l’électricien, et une rénovation globale passe aussi chez le menuisier pour les fenêtres.
Vos questions sur la facture électronique
Mes factures d’entretien chez les particuliers sont-elles concernées ?
Elles restent des factures remises en PDF ou sur papier. La plateforme agréée transmet seulement un résumé de ces ventes à l’administration, sans le nom du client.
Les factures d’acompte d’une pompe à chaleur doivent-elles être électroniques ?
Pour un client professionnel, oui : une facture d’acompte est une facture à part entière, avec son numéro, déduite de la facture finale. Pour un particulier, elle reste en PDF.
Une aide de l’État change-t-elle ma facture électronique ?
Votre facture reste une facture de travaux à votre client. Les mentions propres aux aides, comme votre qualification RGE, restent sur le devis et la facture comme aujourd’hui.
Que devient la facture de mon contrat d’entretien si le client change de raison sociale ?
La facture suit le SIREN de la nouvelle société : vous mettez la fiche du client à jour avant l’échéance suivante. Une facture déjà émise garde le SIREN de son émission. En cas d’erreur, vous faites un avoir et une nouvelle facture.
Un contrat d’entretien, un échéancier, une pompe à chaleur : tout part au bon format.
Vous chiffrez et vous facturez comme vous le faites. JeanBat prépare les factures aux professionnels et les envoie par la plateforme agréée.